Jak dobrze definiować problem, wykorzystując do tego narzędzie „ramy problemu”?
Jak często w Twoim zespole dochodzi do nieporozumień, bo różni jego członkowie inaczej widzą sytuację, w której się znajdujecie?
A ile razy zdarzyło się, że trudno było Wam znaleźć rozwiązanie problemu, bo każdy definiował go (w głowie!) po swojemu? Tego typu nieporozumienia blokujące pracę wcale nie są rzadkie!
Na szczęście można im przeciwdziałać, wykorzystując odpowiednie narzędzia – na przykład „ramy problemu”.
Jak wygląda narzędzie „ramy problemu”?
Narzędzie „ramy problemu” opiera się na liście pytań, które pomagają w skutecznym doprecyzowaniu stojącego przed nami wyzwania. Dodatkowo (podczas pracy grupowej) daje ono możliwość upewnienia się, że wszyscy członkowie zespołu tak samo widzą i rozumieją sytuację, a także oczekują podobnych efektów wypracowanego rozwiązania. Poniżej znajdziesz listę pytań, które warto sobie zadać, starając się precyzyjnie zdefiniować problem. Uwaga – piszemy tak, jakbyś próbował podejść do niego samodzielnie, ale na te same kwestie należy odpowiedzieć także wtedy, kiedy pracujemy grupowo!
Na czym polega problem?
Zacznij od najprostszego zadania – po prostu wypisz wszystko to, co przychodzi Ci do głowy. Staraj się jednak robić to jak najbardziej zwięźle. W ten sposób niejako wyczyścisz myśli z wszystkich ważnych (w tym momencie) wątków.
Co sprawia, że jest to problemem właśnie teraz?
Prawdopodobnie istnieje jakiś bardzo konkretny powód, dlaczego właśnie w tym momencie podchodzisz (lub zespołowo podchodzicie) do konkretnego wyzwania. Co było bodźcem do działania? Co się zmieniło w waszej sytuacji, że zdecydowaliście się na aktywne poszukiwanie rozwiązania akurat teraz?
Czyj to jest problem?
Zastanów się, kogo dokładnie dotyczy wyzwanie, którego chcesz się podjąć… i czy na pewno ponosisz odpowiedzialność za znalezienie rozwiązania. Jeśli nie masz żadnego wpływu na daną sytuację – prawdopodobnie nie powinieneś zajmować się tym tematem wcale.
Jak ważny jest ten problem dla Ciebie w skali od 1 (nieważny) do 10 (bardzo ważny)?
Zupełnie szczerze oceń, jak istotne jest dla Ciebie rozwiązanie danej kwestii. Jeżeli okaże się, że raczej nie jest tak ważne – zastanów się, co sprawia, że jednak chcesz się aktywnie zająć tym tematem. I sprawdź, czy Twoja motywacja na pewno wypływa z właściwego źródła.
Dlaczego nie… mniej?
To pytanie ma sens tylko wtedy, jeśli w poprzednim odpowiemy, że problem zasługuje przynajmniej na 2 punkty na skali ważności. Służy ono do odkrycia naszych motywacji i bardziej świadomego uzasadnienia przyznanej punktacji. Moc tego pytania polega na jego nieoczywistości – i naprawdę warto je sobie zadawać, by mieć pewność, że wiemy, co robimy!
Ile „energii” masz na rozwiązanie tego problemu w skali od 1 (nie masz żadnej) do 10 (masz dużo energii)?
Czasami chcemy podjąć się wyzwania znalezienia rozwiązania, ale nie dysponujemy odpowiednimi zasobami, by się tego podjąć. Możemy nie mieć do tego np. siły, wsparcia lub odpowiednich środków. Dobrze jest więc na starcie zdiagnozować swoją sytuację, by w razie braków uzupełnić je, np. prosząc o pomoc z zewnątrz.
A co się stanie, jeśli nie zajmiesz się tym problemem?
Czy konsekwencje nierozwiązania go rzeczywiście są na tyle dotkliwe, że należy się nim natychmiast zająć? Czy może jednak nie taki diabeł straszny? Czasami problemy są niepotrzebnie wyolbrzymiane – warto więc przed podjęciem się wyzwania poszukiwania rozwiązania przyjrzeć się temu, co się stanie (i czy w ogóle cokolwiek!), jeśli pozostawimy sytuację samą sobie.
Jeśli chcesz tutaj jeszcze bardziej podrążyć, to przydatne są pytania kartezjańskie. Zobacz:
Czego już próbowałeś?
Ten punkt jest niestety zbyt często pomijany. Zawsze warto mieć pod ręką listę już przetestowanych opcji i wnioski wyciągnięte z tych prób. Zapobiega to niepotrzebnym powrotom do nieskutecznych rozwiązań, co mogłoby skutkować marnotrawieniem czasu i innych zasobów.
Wyobraź sobie, że problem jest już rozwiązany. Co czujesz, widzisz, słyszysz, myślisz?
Odpowiedź na to pytanie ma aspekt nie tylko porządkujący, ale i motywacyjny. Z jednej strony uświadamia nam, jakiego dokładnie efektu oczekujemy po wypracowanym rozwiązaniu i pozwala precyzyjnie określić, do czego dążymy. Z drugiej – klarowne wyobrażenie sobie pożądanej sytuacji może wzbudzić w nas dodatkowe pokłady energii do działania.
[ciąg dalszy poniżej]
Poznaj Narzędziownik pełen konkretnych metod na pomysły i rozwiązania
Przy okazji zapiszesz się na nasz newsletter. Co sobotę lądujemy w Twojej skrzynce z praktycznymi narzędziami, kreatywnymi inspiracjami, poszerzaniem perspektywy i aktualnościami z Solversowego świata!
Konkretnie, praktycznie, „samo gęste” 🙂 Psssst! A niedługo newsletterowicze dostaną dostęp do rosnącej bazy wszystkich dotychczasowych inspiracji.
Co Ci przeszkadza w osiągnięciu efektu / idealnego stanu / rozwiązaniu problemu?
W tym pytaniu zupełnie nie chodzi o marudzenie na niesprzyjające warunki. Ma ono być raczej wstępem do „posprzątania terenu” przed rozpoczęciem pracy nad pomysłami. Jeśli na wstępie dostrzeżemy, co dokładnie przeszkadza nam w działaniu, będziemy mogli usunąć te elementy z naszej drogi.
Gdybyś miał w ręku czarodziejską różdżkę, która znosi wszelkie ograniczenia – od czego byś zaczął?
To pytanie konfrontuje nas z wizją, w której wszystkie blokujące nas warunki znikają… i co wtedy?
Czy jesteśmy w ogóle gotowi na działanie w środowisku, w którym nie istnieją żadne przeszkody?
A może pojawiają się wtedy zupełnie inne i nowe?
To na czym tak naprawdę polega problem lub wyzwanie?
To de facto ciąg dalszy poprzedniego pytania. Kiedy upadną te bardziej powierzchowne blokady, możemy przyjrzeć się bliżej temu, co jest głębszym problemem lub wyzwaniem. A potem znaleźć odpowiednie wyjście, dostosowane do naszej rzeczywistej sytuacji.
Czego więc potrzebujesz? O co i kogo poprosisz? Co będzie pierwszym krokiem?
Po odpowiedzeniu sobie na wszystkie powyższe pytania powinna pojawić się w Twojej głowie większa jasność co do tego, jak rzeczywiście wygląda problem. I czego tak naprawdę potrzebujesz do jego rozwiązania. Wtedy możesz zdecydować, o jakie dodatkowe wsparcie się postarać i pewniej postawić pierwszy krok na drodze do znalezienia właściwych odpowiedzi. Ten start nie musi być spektakularny – i nie musisz mieć przy nim scenariusza na każdą okazję. Po prostu zastanów się, czego naprawdę potrzebujesz, by zacząć i sprawdzać dostępne opcje.
Podsumowanie – jak dobrze zdefiniować problem?
Dokładne określenie, jak wygląda problem, pomaga zespołom wzajemnie się zrozumieć, ustalić rzeczywisty obraz sytuacji, a dzięki temu skuteczniej znaleźć z niej wyjście. Jednym z narzędzi używanych do tego zadania jest ramowanie problemu. Polega ono na zadawaniu serii pytań, które pomagają doprecyzować, jaki jest punkt wyjścia i jak wygląda pożądanym stan rzeczy. Taka lista pytań powinna być obowiązkowym punktem startowym każdego spotkania, które ma na celu znalezienie wspólnego rozwiązania. Przyda się jednak także tym, którzy z problemami mierzą się samodzielnie – bo pozwoli ułożyć myśli i zobaczyć sytuację z różnych perspektyw.
Które z pytań jest Twoim ulubionym? A może dopisałbyś coś do listy?
Podziel się i napisz do nas!
To tylko jedno z kilkudziesięciu narzędzi, które poznasz w trakcie kursu solversowego twórczego rozwiązywania problemów. Kliknij TUTAJ, by dowiedzieć się o nim więcej!
Czytaj więcej:
Think AHEAD! Czyli jak wygląda skuteczny, Solversowy proces twórczego rozwiązywania problemów
Nawyki myślenia cz.1. Poznajmy trzy z nich.